Tulisan ini merupakan kutipan Bab IV dari Kertas Kerja Perorangan yang penulis susun ketika mengikuti Diklatpim IV Angkatan 122 di Magelang
BAB IV
ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH
Penerbitan SP2D dimulai dari penerimaan SPM secara lengkap dan benar dan dilakukan pengujian substantif dan formal oleh Seksi Perbendaharaan. Setelah tahap pengujian selesai, berikutnya penerbitan SP2D dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. SP2D ditandatangani oleh seksi perbendaharaan dan seksi bank/giro pos atau seksi bendum;
2. SP2D diterbitkan dalam rangkap 3 (tiga) dan dibubuhi stempel timbul seksi bank/giro pos atau seksi bendum yang disampaikan kepada:
a. Lembar 1: Kepada Bank Operasional;
b. Lembar 2: Kepada penerbit SPM dengan dilampiri SPM yang telah dibubuhi cap “telah diterbitkan SP2D tanggal... Nomor...;
c. Lembar 3: sebagai pertinggal di KPPN (seksi verifikasi dan akuntansi), dilengkapi lembar ke-1 SPM dan dokumen pendukungnya.
SP2D yang telah diterbitkan dibuatkan daftar pengujinya, yaitu Daftar Pengantar SP2D yang berfungsi kontrol dari Kepala Kantor atas penyelesaian SP2D. Daftar penguji ini ditandatangani oleh Seksi Bank/Giro Pos atau Seksi Bendum dan Kepala KPPN serta dibubuhi stempel timbul kepala KPPN. Daftar Penguji juga digunakan sebagai kontrol atas penyampaian SP2D ke Bank Operasional dan tanda terima bahwa SP2D tersebut telah diserahkan kepada bank. SP2D yang tidak dibuatkan Daftar Penguji tidak dapat dicairkan oleh bank karena dianggap tidak sah. Daftar Penguji ini dibuat rangkap tiga di mana pendistribusiannya adalah sebagai berikut: (1) Bank untuk pertinggal; (2) Bank untuk ditandatangani dan diserahkan kembali kepada KPPN; dan (3) pertinggal di KPPN.
Selanjutnya BO I sesuai Pasal 5 ayat (3) Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 59/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Rekening Pengeluaran KPPN Bersaldo Nihil dalam Rangka Pelaksanaan Treasury Single Account (TSA), segera melakukan pencairan dana setelah menerima SP2D, dengan cara:
a. Melakukan penarikan dana dengan mendebet RPK BUN-P sesuai dengan jumlah SP2D yang akan dibayarkan dan mengkredit rekening BO I;
b. Pada saat itu juga BO I melakukan pencairan dana dengan mendebet rekening BO I untuk untung rekening yang ditunjuk sesuai SP2D.
Selanjutnya pada ayat (5) peraturan di atas, BO I melakukan pencairan/pemindahbukuan dana sesuai dengan:
a. Tanggal;
b. Nomor, Nama Rekening, dan Nama Bank/Kantor Pos yang dtunjuk;
c. Jumlah uang,
sebagaimana tercantum dalam SP2D atau Surat Perintah Transfer.
Pencairan dana sebagaimana ketentuan di atas harus dilakukan pada tanggal penerbitan SP2D. Namun hal ini kadang tidak dapat dilaksanakan secara maksimal akibat masih adanya pengembalian SP2D, yang salah satu mekanisme penyelesaiannya adalah dengan penerbitan Ralat SP2D. Permasalahan inilah yang akan dilakukan analisis dengan menggunakan Analisis Pohon (Tree Analysis). Dalam rangka mempermudah proses tersebut, faktor-faktor penyebab masalah dikelompokkan menurut unsur-unsur manajemen yang meliputi methode (sisdur) dan material (bahan-bahan), serta fungsi manajemen yaitu Coordinating (pengkoordinasian).
A. Analisis Masalah
Untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi, sesuai ketentuan maka penulis melakukan Analisis Sebab (Pohon Analisis). Pohon analisis merupakan suatu langkah pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat. Masih adanya penerbitan Ralat SP2D ke BO I pada KPPN Jayapura merupakan masalah utama dalam penulisan KKP ini. Inti masalahnya terletak pada data rekening penerima yang tercantum dalam SP2D tidak akurat sehingga terjadi pengembalian SP2D. Selanjutnya sebagai akibat yang timbul dari masalah utama (M2) masih adanya penerbitan Ralat SP2D ke BO I pada KPPN Jayapura adalah menjadikan “kurang tercapainya proses pencairan dana yang cepat dan tepat sesuai dengan tanggal SP2D pada KPPN Jayapura” atau dalam pohon analisis disebut sebagai akibat M2 adalah (M1). Hal ini beralasan karena jika penerbitan Ralat SP2D ke BO I pada KPPN Jayapura dalam masalah utama terjadi, maka berakibat pada kurang tercapainya proses pencairan dana yang cepat dan tepat sesuai dengan tanggal SP2D pada KPPN Jayapura.
Keakuratan nomor rekening penerima pembayaran pada SP2D merupakan jaminan bahwa pencairan dana berjalan dengan cepat dan tepat. Namun pada kenyataannya masih banyak terjadi pengembalian SP2D yang harus diselesaikan dengan penerbitan ralat SP2D seperti terlihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 4.1.Rekapitulasi Ralat SP2D yang telah dikeluarkan oleh KPPN Jayapura Untuk Semester I Tahun Anggaran 2009
| No. | Rincian Kegiatan | Jumlah SP2D ke BO I | Jumlah Pengembalian SP2D | Jumlah Surat Ralat SP2D |
| 1 | Januari | 301 | 7 | 7 |
| 2 | Februari | 1011 | 21 | 21 |
| 3 | Maret | 1590 | 35 | 34 |
| 4 | April | 2076 | 25 | 24 |
| 5 | Mei | 2075 | 34 | 32 |
| 6 | Juni | 2545 | 34 | 23 |
| | Jumlah | 9598 buah | 156 buah | 141 buah |
Sumber : Seksi Bank/Giro Pos KPPN Jayapura
Jika dilihat dari data di atas maka diperoleh keterangan bahwa masih cukup banyak SP2D yang dikembalikan oleh BO I. Penyelesaian pengembalian SP2D tersebut sebagian besar adalah melalui penerbitan ralat SP2D. Selanjutnya guna mengetahui faktor-faktor penyebab masalah utama atau penyebab masih adanya penerbitan Ralat SP2D ke BO I pada KPPN Jayapura, sesuai dengan identifikasi melalui pohon analisis diperoleh tiga penyebab pokok yaitu:
1. Sistem dan Prosedur yang belum memadai (M3)
2. Data pendukung yang belum memadai (M4)
3. Lemahnya Koordinasi antar Fihak yang berkepentingan(M5)
Penjelasan atas ketiga penyebab pokok tersebut beserta penyebab-penyebab spesifik dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Sistem dan Prosedur yang belum memadai (M3)
Permasalahan Sistem dan Prosedur yang belum memadai, disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut:
a. Aplikasi yang tidak mendukung (M6)
Aplikasi SPM dan SP2D saat ini belum dilengkapi dengan menu validasi terhadap nomor rekening. Sebagaimana diketahui bahwa penomoran rekening di masing-masing bank biasanya menganut pola spesifik dan berlaku nasional. Misalnya di BRI berlaku 15 digit dan Mandiri 13 digit. Bila Aplikasi dilengkapi dengan menu validasi, maka jika terjadi kesalahan entri digit data rekening, secara otomatis sistem akan menolak atau memberi peringatan kesalahan. Walaupun validasi ini belum sempurna, terutama jika jumlah digitnya sudah benar hanya pengisian nomornya yang keliru, hal ini setidaknya akan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan.
b. Belum adanya peraturan yang lengkap (M7)
Dasar hukum pencairan dana APBN saat ini adalah Peraturan Direktur Jenderal Pebendaharaan Nomor PER-66/PB/2005 tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Pasal 9 ayat (2) peraturan ini mengatur SPM yang dikirimkan ke KPPN harus dilampiri bukti pengeluaran sebagai berikut:
1. Untuk keperluan pembayaran langsung (LS) belanja pegawai:
a. daftar gaji/gaji susulan/kekuarang gaji/lembur/honor dan vakasi yang ditandatangani oleh Kuasa PA atau pejabat yang ditunjuk dan bendahara Pengeluaran;
b. surat-surat keputusan kepegawaian dalam hal terjadi perubahan pada daftar gaji;
c. surat keterangan pembarian honor/vakasi dan SPK lembur;
d. surat setoran pajak (SSP).
2. Untuk keperluan pembayaran langsung (LS) non belanja pegawai:
a. resume kontrak/SPK atau daftar nomintaif perjalanan dinas;
b. SPTB;
c. Faktur Pajak dan SSP.
3. Untuk keperluan pembayaran TUP:
a. rincian rencana penggunaan dana;
b. surat dispensasi Kepala Kanwil DJPBN untuk TUP di atas Rp.200.000.000;
c. surat pernyataan dari kuasa pengguna anggaran atau pejabat yang ditunjuk yang menyatakan bahwa:
§ dana tambahan UP tersebut akan digunakan untuk keperluan mendesak dan akan habis digunakan dalam waktu satu bulan terhitung sejak tanggal diterbitkan SP2D;
§ apabila terdapat sisi dana TUP, harus disetorkan ke rekening kas negara;
§ tidak untuk membiayai pengeluran yang seharusnya dibayarkan secara langsung.
4. Untuk keperluan pembayaran GUP:
a. SPTB;
b. Faktur Pajak dan SSP.
Di sisi lain, Peraturan Direktur Jenderal Pebendaharaan Nomor PER-02/PB/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelesaian Pengembalian Surat Perintah Pencairan Dana Pada Bank Operasional/Kantor Bank Indonesia/Kantor Pos Mitra Kerja Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara mengatur bahwa permintaan pembayaran kembali SP2D yang telah disetor ke Kas Negara dilakukan oleh KPA dengan menerbitkan SKPK disertai lampiran:
a. Surat Permintaan Pembayaran Kembali SP2D yang telah disetor ke Kas Negara dari Bendahara Pengeluaran/pihak ketiga;
b. Copy SPM dan SP2D yang dananya telah disetor ke Kas Negara.
Berdasarkan ketentuan Pasal 9 ayat (2) Perdirjen Perbendaharaan Nomor 66/PB/2005 di atas, tidak ada ketentuan dalam penyampaian SPM ke KPPN harus dilampiri dengan fotocopy Rekening Koran atau fotocopy Buku Tabungan penerima pembayaran. Ralat SP2D dan pemintaan pembayaran kembali sebagaimana diatur dalam Perdirjen Nomor 02/PB/2008 pun tidak mengatur syarat melampirkan Fotocopy Rekening Koran atau Buku Tabungan. Akibatnya, Ralat SP2D pun bisa salah kembali dan harus diralat lagi. Hal ini menujukkan peraturan yang ada belum mengatur secara lengkap syarat-syarat yang optimal dalam pencairan dana. Akibatnya tingkat pengembalian SP2D dan Ralat SP2D cukup tinggi.
Untuk mengetahui penyebab dominan dari masalah tersebut digunakan anilisis dengan menggunakan Matrik USG untuk menguji
kedua faktor penyebab diatas seperti tampak pada tabel berikut ini ;
Tabel 4.2 Matrik USG untuk Mencari Penyebab Dominan terhadap masalah : Sistem dan Prosedur yang belum memadai
| No. | Faktor penyebab | U | S | G | Total |
| 1. | Aplikasi yang tidak mendukung | 3 | 3 | 2 | 8 |
| 2. | Belum adanya peraturan yang lengkap | 5 | 4 | 3 | 12 |
Keterangan
Skala 1 – 5
Urgent = semakin mendesak waktunya, semakin besar nilainya
Serious = semakin mengganggu dalam pencapaian tujuan, semakin besar nilainya
Growth = semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya
Pilihan pada jumlah/total terbesar
Hasil analisa dengan menggunakan matrik USG tersebut menunjukkan bahwa faktor ”Belum adanya peraturan yang lengkap (M6)”, mendapatkan peringkat tertinggi berarti merupakan penyebab dominan.
2. Data Pendukung yang Belum Memadai (M4)
Permasalahan data pendukung yang belum memadai disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut:
a. Tidak akuratnya pencantuman nomor rekening pada SPM Satker (M8)
Data yang tercantum dalam SPM Satker adalah dokumen sumber dalam pemrosesan SP2D di KPPN. Arsip Data Komputer (ADK) SPM langsung dibaca oleh Aplikasi SP2D, sehingga kesalahan pada SP2D pada dasarnya adalah derivasi dari kesalahan pada SPM. Tidak akuratnya pencantuman nomor rekening pada SPM Satker tersebut jika ditelusuri dari hulu ke hilir, bisa disebabkan oleh ketidaktelitian Fihak Penagih sendiri, Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat Penguji dan Penandatangan SPM.
b. Tidak adanya dokumen penguji keakuratan nomor rekening (M9)
Tidak adanya dokumen penguji keakuratan nomor rekening ini merupakan konsekuensi logis dari peraturan yang belum lengkap. Karena tidak diwajibkan dalam peraturan, pengajuan SPM tidak dilengkapi dengan dokumen penguji keakuratan nomor rekening, misalnya: fotocopy rekening koran, surat keterangan bank atau fotocopy buku tabungan. Akibatnya KPPN tidak dapat memverifikasi keakuratan nomor rekening penerima pembayaran yang ditunjuk dalam SPM.
Untuk mengetahui penyebab dominan masalah tersebut digunakan Matrik USG untuk menguji kedua faktor penyebab tersebut sebagai berikut:
Tabel 4.3 Matrik USG untuk Mencari Penyebab Dominan terhadap masalah Data Pendukung yang belum memadai.
| No. | Faktor penyebab | U | S | G | Total |
| 1. | Tidak akuratnya pencantuman nomor rekening pada SPM Saker | 4 | 4 | 3 | 11 |
| 2. | Tidak adanya dokumen penguji keakuratan nomor rekening | 5 | 4 | 3 | 12 |
Keterangan
Skala 1 – 5
Urgent = semakin mendesak waktunya, semakin besar nilainya
Serious = semakin mengganggu dalam pencapaian tujuan, semakin besar nilainya
Growth = semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya
Pilihan pada jumlah/total terbesar
Hasil analisa dengan menggunakan matrik USG tersebut diatas menunjukkan bahwa faktor ”Tidak adanya dokumen penguji keakuratan nomor rekening (M8)”, mendapatkan peringkat tertinggi berarti merupakan penyebab dominan.
3. Lemahnya Koordinasi Antar Fihak yang Berkepentingan (M5)
Untuk menjelaskan masalah lemahnya koordinasi, disebabkan oleh faktor-faktor berikut ini:
a. Kurangnya Koordinasi antara KPPN Jayapura dan Satker (M10)
Koordinasi fungsional antara KPPN Jayapura dan Satker dapat berjalan dengan baik jika masing-masing fihak melaksanakan prinsip-prinsip koordinasi yang baik. Meskipun tanggung jawab sepenuhnya pencairan dana ada pada Satker, hendaknya Satker juga memahami bahwa KPPN Jayapura selaku Kuasa BUN-D juga bertanggung jawab atas kebenaran data-data yang tercantum dalam SP2D sebagai tindak lanjut dari SPM yang disampaikan. Kesalahan pada SPM tentunya akan berdampak pada kesalahan SP2D juga. KPPN Jayapura memiliki kewenangan melakukan pengujian formal dan substantif. Pengujian ini dilakukan oleh Seksi Perbendaharaan. Pengujian substantif dilakukan untuk: (1) menguji kebenaran perhitungan tagihan yang tercantum dalam SPM; (2) menguji ketersediaan dana pada kegiatan/ sub kegiatan/MAK dalam DIPA yang ditunjuk dalam SPM tersebut; (3) menguji dokumen sebagai dasar penagihan (ringkasan kontrak/SPK, Surat keputusan, Daftar nominatif perjalanan dinas); (4) menguji surat pernyataan tanggung jawab (SPTB) dari kepala kantor/satker atau pejabat lain yang ditunjuk terhadap kebenaran pelaksanaan pembayaran; dan (5) menguji faktur pajak beserta SSP-nya. Pengujian ini pada dasarnya adalah pengujian atas kebenaran perhitungan atas pengeluaran dan ketersediaan dana atas pengeluaran tersebut. Sedangkan pengujian formal dilakukan untuk: (1) mencocokkan tanda tangan pejabat penandatangan SPM dengan spesimen tanda tangan; (2) memeriksa cara penulisan/pengisian jumlah uang dalam angka dan huruf; dan (3) memeriksa kebenaran dalam penulisan, termasuk tidak boleh cacat dalam penulisan. Pengujian ini merupakan pengujian atas kontrol yang dilakukan oleh pengguna dana. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pengeluaran telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Jika kewenangan pengujian ini dijalankan dengan koordinasi yang optimal antara KPPN dan Satker, pastinya kesalahan pencantuman nomor rekening dapat diminimalisir.
b. Kurangnya kerja sama dengan Bank (M11)
Peranan perbankan untuk mendukung tercapainya managemen kas yang efektif adalah sangat besar. Penggunaan tekhnologi yang digunakan perbankan saat ini yang sudah memadai, di mana transfer dapat dilakukan dalam hitungan detik. Dalam rangka penatausahaan pengeluaran negara, sebenarnya bisa dilakukan kerja sama antara KPPN dan perbankan. Bentuk kerja sama tersebut misalnya bank perlu menyampaikan kepada KPPN akan sistem penomoran rekening di banknya, sehingga fihak Ditjen Perbendaharaan khususnya KPPN dapat mengusulkan penambahan menu validasi rekening pada Aplikasi SPM dan Aplikasi SP2D. Selain itu, apabila perbankan menerima transfer dari BO I berdasarkan SP2D, hendaknya dapat mengkonfirmasi hal-hal yang tidak jelas kepada KPPN sehingga dapat meminimalisir pengembalian SP2D yang sebenarnya tidak perlu. Misalnya: dalam hal nomor kode cabang bank belum ter-up date, seharusnya tidak perlu dilakukan pengembalian SP2D.
Tabel 4.4 Matrik USG untuk Mencari Penyebab Dominan terhadap masalah Lemahnya Koodinasi antar Fihak yang Berkepentingan
| No. | Faktor penyebab | U | S | G | Total |
| 1. | Kurangnya koordinasi antara KPPN Jayapura dan Satker | 5 | 3 | 4 | 12 |
| 2. | Kurangnya kerja sama dengan Bank | 3 | 3 | 3 | 9 |
Keterangan
Skala 1 – 5
Urgent = semakin mendesak waktunya, semakin besar nilainya
Serious = semakin mengganggu dalam pencapaian tujuan, semakin besar nilainya
Growth = semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya
Pilihan pada jumlah/total terbesar
Hasil analisa dengan menggunakan matrik USG tersebut diatas menunjukkan bahwa faktor ”Kurangnya koordinasi antara KPPN Jayapura dan Satker (M10)”, mendapatkan peringkat tertinggi berarti merupakan penyebab dominan.
Berdasarkan uraian dalam analisis masalah sebagaimana tersebut di atas, masalah utama ”Masih adanya penerbitan Ralat SP2D ke BO I pada KPPN Jayapura” dapat digambarkan dalam Diagram Pohon Masalah beserta penyebab-penyebabnya.
B. Sasaran
Untuk mengidentifikasi sasaran-sasaran apa yang ingin diwujudkan terkait dengan masalah masih adanya penerbitan Ralat SP2D ke BO I pada KPPN Jayapura, Penulis menggunakan alat bantu berupa diagram Pohon Sasaran. Sasaran-sasaran yang akan dinyatakan dalam diagram pohon sasaran merupakan rangkaian sebab akibat yang pernyataannya merupakan kebalikan dari pernyataan dalam diagram Pohon Masalah.
Identifikasi terhadap sasaran (target) mutlak diperlukan sebagai penentu arah/acuan dalam rangka mencari alternatif-alternatif solusi berupa kegiatan yang kongkrit dan detail guna memecahkan masalah utama. Dengan demikian, sasaran-sasaran yang ingin dicapai dalam rangka “Tereduksinya Penerbitan Ralat SP2D ke Bank Operasional I pada KPPN Jayapura”, terbagi dalam tiga sasaran pokok berikut:
- Tersedianya sistem dan Prosedur yang memadai.
Di dalam sasaran pokok ini tercantum dua sasaran spesifik yakni Tersedianya aplikasi yang bisa diandalkan serta tersedianya peraturan yang lengkap.
- Tersedianya Data Pendukung yang memadai.
Juga di dalam sasaran pokok ini tercantum dua sasaran spesifik yakni tercantumnya nomor rekening yang akurat pada SPM Satker dan tersedianya dokumen penguji keakuratan nomor rekening.
- Terwujudnya Koordinasi yang efektif antar Fihak yang Berkepentingan .
Kemudian di dalam sasaran pokok ketiga ini tercantum pula dua sasaran spesifik yakni terwujudnya koordinasi antara KPPN Jayapura dan Satker dan terwujudnya kerja sama yang efektif dengan bank.
C. Pemecahan Masalah
Hasil identifikasi terhadap sasaran (target) selanjutnya akan menjadi pedoman dalam mencari alternatif-alternatif solusi berupa kegiatan yang kongkrit dan detail guna mencapai sasaran utama. Alternatif-alternatif solusi yang akan ditetapkan dibatasi hanya pada solusi untuk mencapai sasaran-sasaran spesifik yang dominan berdasarkan hasil analisa masalah menggunakan matrik USG.
1. Alternatif solusi untuk mencapai sasaran tersedianya peraturan yang lengkap (A6)
Untuk mencapai sasaran tersebut alternatif-alternatif solusinya adalah sebagai berikut:
a. Membuat Usulan Revisi Peraturan ke Kantor Pusat DJPBN (A9)
Dasar hukum pencairan dana APBN saat ini, yaitu Peraturan Direktur Jenderal Pebendaharaan Nomor PER-66/PB/2005 tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, khususnya Pasal 9 ayat (2) yang mengatur kelengkapan lampiran SPM, perlu dilakukan usulan revisi dengan menambahkan persyaratan melampirkan dokumen penguji keakuratan nomor rekening penerimaan pembayaran. Demikian juga halnya dengan Peraturan Direktur Jenderal Pebendaharaan Nomor PER-02/PB/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelesaian Pengembalian Surat Perintah Pencairan Dana Pada Bank Operasional/Kantor Bank Indonesia/Kantor Pos Mitra Kerja Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara, perlu dilakukan usulan revisi yang sama. Melalui revisi peraturan di atas, akan ada dasar hukum yang kuat bagi KPPN untuk menerapkan kewajiban melampirkan fotocopy Rekening Koran atau fotocopy Buku Tabungan.
b. Membuat Pengumuman kepada Satker (A10)
Pengumuman kepada Satker pada dasarnya adalah langkah untuk mengisi “kekosongan hukum” terkait perlunya melampirkan dokumen penguji keakuratan nomor rekening, sementara aturan resminya tidak ada. Keunggulannya adalah lebih cepat dan dapat segera direalisasikan, sedangkan kelemahannya adalah tidak dapat dipaksakan kekuatan berlakunya. Jika hanya dengan pengumuman, maka KPPN tidak dapat menolak SPM yang tidak dilampiri dengan dokumen penguji keakuratan nomor rekening karena tidak diatur dalam peraturan.
Dari kedua alternatif solusi tersebut, selanjutnya digunakan analisa matrik Cost Benefit untuk menentukan alternatif solusi terpilih dengan hasil sebagai berikut:
Tabel 4.5 Matrik COST BENEFIT
Memilih alternatif solusi terpilih: Tersedianya peraturan yang lengkap.
| No. | Alternatif | Manfaat | Biaya | Ratio |
| 1. | Membuat Usulan Revisi Peraturan ke Kantor Pusat DJPBN | 6 | 2 | 3 |
| 2. | Membuat Pengumuman kepada Satker | 6 | 3 | 2 |
Keterangan :
Skala 1 – 10
Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya
Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya
Pilihan pada ratio terbesar
Berdasarkan Matrik di atas, alternatif solusi terpilih adalah membuat usulan revisi peraturan ke Kantor Pusat DJPBN agar kelengkapan dokumen penguji keakuratan nomor rekening dapat terpenuhi.
2. Alternatif solusi untuk mencapai sasaran tersedianya dokumen penguji keakuratan nomor rekening (A7)
Untuk mencapai sasaran tersebut, alternatif-alternatif solusinya adalah sebagai berikut:
a. Menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan Fotocopy Rekening Koran/Buku Tabungan penerima pembayaran (A11)
Dengan dilampirkannya fotocopy rekening koran/buku tabungan ini maka keakuratan nomor rekening dapat diverifikasi sejak dari tahap awal mulai KPA, Pejabat Penguji dan Penandatangan SPM sampai pada petugas KPPN. Pengujian formal dan substantif pada KPPN pun dapat diperluas sampai pada memvalidasi nomor rekening penerima yang tercantum pada SPM. Nomor rekening tersebut harus sesuai dengan fotocopy rekening koran/buku tabungan yang ada.
b. Menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan Surat Keterangan dari Bank (A12)
Surat keterangan dari bank pda prinsipnya lebih akurat dibandingkan dengan fotocopy rekening koran/buku tabungan karena dikeluarkan oleh bank lengkap dengan tanda tangan pimpinan bank. Juga dapat mencegah adaya penggunaan rekening yang sudah tidak aktif atau diblokir. Solusi ini dapat diterapkan untuk pembayaran yang bernilai besar.
Dari kedua alternatif solusi tersebut, selanjutnya digunakan analisa matrik Cost Benefit untuk menentukan alternatif solusi terpilih dengan hasil sebagai berikut ;
Tabel 4.6. Matrik COST BENEFIT
Memilih alternatif solusi terpilih tersedianya dokumen penguji keakuratan nomor rekening
| No. | Alternatif | Manfaat | Biaya | Ratio |
| 1. | Menerbitkan | 8 | 2 | 4 |
| 2. | Menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan Surat Keterangan dari Bank | 10 | 5 | 2 |
Keterangan :
Skala 1 – 10
Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya
Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya
Pilihan pada ratio terbesar
Alternatif solusi dengan menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan Fotocopy Rekening Koran/Buku Tabungan penerima pembayaran, lebih dipilih karena rasio antara cost and benefitnya lebih besar. Disamping itu, syarat ini lebih mudah dipenuhi oleh Fihak Ketiga dan Satker.
11
3. Alternatif solusi untuk Terwujudnya koordinasi antara KPPN Jayapura dan Satker (A8)
Untuk mencapai sasaran ” terwujudnya koordinasi antara KPPN Jayapura dan Satker, alternatif solusinya adalah sebagai berikut:
a. Melakukan pembinaan secara langsung kepada Satker (A13).
Melakukan pembinaan secara langsung ke satuan kerja masing-masing dalam wilayah pembayaran KPPN Jayapura dengan cara membentuk sebuah Tim terdiri dari gabungan beberapa pegawai di Seksi Perbendaharaan dan Seksi Bank/Giro Pos untuk membina langsung Satker dan membantu mereka mengatasi permasalahan yang ada hubungannya dengan keakuratan SPM yang disampaikan ke KPPN Jayapura. Pembinaan secara langsung ini juga sekaligus untuk meningkatkan koordinasi fungsional yang baik antar KPPN Jayapura dan Satker. Namun hal ini sulit dilakukan mengingat pegawai KPPN Jayapura harus tetap berada di kantor dalam rangka pelayanan kepada Satker.
b. Melaksanakan Sosilisasi kepada Satker (A14)
Hal ini dilakukan denga melaksanakan sosilisasi secara terpusat di kantor KPPN Jayapura kepada Satker supaya meningkatkan pemahaman terhadap mekanisme pencairan dana APBN yang cepat dan tepat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Melalui sosialisasi ini dapat diberikan arahan, bimbingan dan motivasi kepada mereka untuk meningkatkan keakuratan nomor rekening penerima pembayaran pada data SPM. Melalui sosialisasi juga dapat digali berbagai hambatan/kendala yang dihadapi Satker dalam pelaksanaan anggaran, khususnya yang berkaitan dengan keakuratan nomor rekening penerima pembayaran. Hambatan/kendala tersebut selanjutnya dicarikan alternatif solusinya yang secara faktual dapat dilaksanakan oleh Satker.
Dari kedua alternatif solusi tersebut, selanjutnya digunakan analisa matrik Cost Benefit untuk menentukan alternatif solusi terpilih dengan hasil sebagai berikut :
Tabel 4.7 Matrik COST BENEFIT
Memilih alternatif solusi terpilih terwujudnya koordinasi antara KPPN Jayapura dan Satker
| No. | Alternatif | Manfaat | Biaya | Ratio |
| 1. | Melakukan pembinaan secara langsung keapda Satker | 8 | 8 | 1 |
| 2. | Melaksanakan Sosiliasi kepada Satker | 8 | 4 | 2 |
Keterangan :
Skala 1 – 10
Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya
Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya
Pilihan pada ratio terbesar
Berdasarkan matrik di atas, alternatif solusi dengan Melaksanakan Sosiliasi kepada Satker, lebih dipilih karena rasio antara cost and benefitnya lebih besar.
- Solusi terpilih untuk mencapai sasaran
Berdasarkan hasil analisa terhadap alternatif-alternatif solusi untuk mencapai sasaran-sasaran spesifik yang dominan dengan menggunakan Matrik Cost Benefit, didapatkan tiga buah alternatif solusi terpilih sebagai berikut:
a. Membuat Usulan Revisi Peraturan ke Kantor Pusat DJPBN
b. Menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan Fotocopy Rekening Koran/Buku Tabungan penerima pembayaran
c. Melaksanakan Sosiliasi kepada Satker
Dari ketiga alternatif solusi tersebut, selanjutnya digunakan analisa Matrik Cost Benefit untuk menentukan solusi terbaik guna mencapai sasaran utama yaitu “Tereduksinya Penerbitan Ralat SP2D ke Bank Operasional I pada KPPN Jayapura” sebagai berikut:
Tabel 4.8. Matrik COST BENEFIT
Memilih alternatif solusi terbaik
| No. | Alternatif | Manfaat | Biaya | Ratio |
| 1. | Membuat Usulan Revisi Peraturan ke Kantor Pusat DJPBN | 6 | 2 | 3 |
| 2. | Menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan Fotocopy Rekening Koran/Buku Tabungan penerima pembayaran | 8 | 2 | 4 |
| 3. | Melaksanakan Sosiliasi kepada Satker | 8 | 4 | 2 |
Keterangan :
Skala 1 – 10
Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya
Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya
Pilihan pada ratio terbesar
Hasil analisa dengan menggunakan Matrik Cost Benefit tersebut menunjukkan bahwa berdasarkan analisa rasio antara manfaat dan biaya, maka alternatif solusi dengan ”Menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan Fotocopy Rekening Koran/Buku Tabungan penerima pembayaran”, merupakan solusi terbaik serta dipandang lebih konkrit guna mencapai sasaran utama yaitu “Tereduksinya Penerbitan Ralat SP2D ke Bank Operasional I pada KPPN Jayapura”. Solusi ini mudah dilaksanakan dan tidak memerlukan biaya besar dan dapat langsung diimplementasikan.
Untuk memudahkan dalam merumuskan langkah kongkrit yang akan dilakukan sebagai upaya pencapaian sasaran dan pemecahan masalah dapat digambarkan dalam diagram Pohon Alternatif.
1. Matrik Rincian Kerja
Solusi terbaik yang telah terpilih dengan menggunakan analisa Matrik Cost Benefit sebagaimana tersebut di atas merupakan kegiatan yang masih bersifat umum, jadi belum merupakan kegiatan yang segera dapat dilaksanakan, untuk itu perlu dibuat Matrik Rincian Kerja (MRK) sebagai kerangka kerja yang menghubungkan antara sasaran, kegiatan dan sumber daya yang diperlukan. Dalam MRK dijelaskan mengenai sasaran yang ingin dicapai, kegiatan yang akan dilakukan, pokok kerja yang meliputi persiapan, pelaksanaan dan pengendalian, serta identifikasi pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut. MRK dimaksud terlampir pada Lampiran 1.
2. Paket Kerja
Sebagaimana tertuang dalam MRK, maka terdapat delapan pokok akhir sebagai kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai sasaran sebagaimana tertuang pada Lampiran 2 sampai dengan Lampiran 9. Paket-paket kerja yang terdapat dalam tabel SiABiDiBa tersebut adalah sebagai berikut :
a. Pokok kerja Persiapan meliputi: pembentukan tim kerja, penyusunan rencana kerja, pengajuan anggaran.
b. Pokok kerja Pelaksanaan meliputi: pengetikan konsep surat dan pendistribusian surat.
c. Pokok kerja Pengendalian meliputi; pemantauan, penilaian dan pelaporan.
3. Rekapitulasi Biaya
Rekapitulasi biaya memuat jumlah keseluruhan biaya yang diperlukan untuk melaksanakan semua paket kerja tersebut, dalam konteks sasaran khusus menerbitkan surat tentang kewajiban melampirkan fotocopy rekening koran/buku tabungan kepada satuan kerja yang ada dalam wilayah kerja KPPN Jayapura selama 21 (dua puluh satu) hari kerja mulai tanggal 1 September – 29 September 2009 dengan total biaya Rp.1.810.000 sebagaimana tertuang pada Lampiran 10.
4. Penjadwalan
Penjadwalan merupakan gambaran mengenai kapan kegiatan tersebut mulai dilaksanakan dan kapan direncanakan selesai, sesuai tabel Penjadwalan, maka kegiatan tersebut akan dimulai pada tanggal 1 September - 29 September 2009 sebagaimana tertuang pada Lampiran 11.
5. Pengendalian Status Kemajuan
Pengendalian sangat penting untuk menjaga agar kegiatan berada dalam arah perwujudan sasaran. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pemantauan meliputi ; menetapkan sasaran, membandingkan hasil kegiatan dengan standar, menentukan ada-tidaknya penyimpangan, mengambil tindakan korektif serta membangun sistem umpan balik (feedback). Aspek waktu juga merupakan hal yang sangat penting untuk dikendalikan. Untuk menjamin tercapainya sasaran maka dikembangkan formulir pengendalian seperti tercantum dalam Lampiran 12.
